F1 Coordinamento e modalità della gestione del progetto

Il monitoraggio dell’implementazione del progetto verrà svolto da personale del CNR con esperienza nell’attuazione di progetti Life ed è costituito da: un Ricercatore col ruolo di Responsabile Tecnico, un funzionario di amministrazione col ruolo di responsabile amministrativo-finanziario, entrambi con contratto a tempo indeterminato, e da un professionista esterno con comprovata esperienza in gestione di progetti Life col ruolo di Project Manager (PM). La necessità di un PM esterno, da dedicare part-time al progetto, è dettata dalla mancanza nello staff del Beneficiario coordinatore (BC) di figure con specifiche competenze in gestione di progetti comunitari e dall’impossibilità di destinare personale interno in mansioni che richiedono notevole impegno di tempo a discapito degli ordinari compiti istituzionali, oltre che dalla notevole mobilità richiesta dall’incarico per le funzioni di raccordo sia con il DRA, sia con gli stakeholders, sia con professionalità esterne coinvolte nel progetto. Il PM, sotto il controllo diretto e permanente del Beneficiario Responsabile, avrà i seguenti compiti:

– coordinamento dei gruppi di lavoro (timeplan incontri, bozze ordini del giorno, redazione resoconti)

– monitoraggio della coerenza delle attività con l’application form in termini di calendario,outputs/deliverables, risultati attesi (elaborazione griglie di monitoraggio/check list)

– elaborazione report iniziale, di aggiornamento, intermedio e finale di progetto sulla base degli input tecnici da parte dei gruppi di lavoro

– coordinamento piano di incontri e rapporti con la CE (rapporti con il monitor della DG Life per le missioni di monitoraggio)

– promuovere l’uniformità dei processi di monitoraggio/gestione anche dopo il termine del progetto.

I compiti e i vincoli di ciascun partner saranno descritti nell’accordo di partenariato che sarà sottoscritto da tutti i partner subito dopo la firma del contratto di sovvenzione stipulato con la DG Ambiente della CE. Più in particolare ciascuno dei partner avrà il compito di:

  • organizzare, gestire e monitorare le azioni di propria competenza garantendo la loro implementazione nei modi e nei tempi stabiliti
  • cooperare con gli altri partners per l’implementazione delle azioni compartecipate
  • partecipare agli incontri, eventi e visite previsti dal progetto
  • preparare e fornire la documentazione tecnico-scientifica e finanziaria necessaria all’attività di network permanente
  • mantenere i contatti con il Project Manager fornendo i propri contributi necessari alle comunicazioni e alla elaborazione dei report da inviare alla CE
  • collaborare attivamente con gli altri beneficiari sia per la razionale e corretta implementazione delle azioni comuni che per la condivisione delle decisioni da deliberare in sede di comitato di pilotaggio in relazione agli eventuali problemi che potranno scaturire nel corso dell’implementazione del progetto
  • fornire periodici rapporti sullo stato di avanzamento tecnico e finanziario delle azioni di propria competenza, nonché tutti gli atti amministrativi e contabili necessari alla loro rendicontazione secondo le modalità preventivamente sancite nel “management plan”.

Entro il primo trimestre dall’avvio del progetto il Beneficiario Coordinatore (BC) costituirà quindi un comitato di pilotaggio (CP) finalizzato alla corretta implementazione delle azioni progettuali nel rispetto della tempistica prevista. Il CP sarà composto da un responsabile tecnico e un responsabile amministrativo-finanziario, che insieme collaboreranno per una razionale implementazione del progetto.

Il piano di gestione del progetto prevede 8 incontri del CP con scadenza semestrale di cui 4 si svolgeranno in concomitanza con i 4 incontri di network (azione D6) al fine di ottimizzare tempi e costi degli stessi. Nel corso dei CP saranno verificati i risultati raggiunti con la realizzazione delle azioni progettuali, verranno condivise e deliberate le opportune decisioni in relazione agli eventuali problemi che potranno scaturire nel corso dell’implementazione del progetto, saranno raccolti tutti i documenti necessari, sia di carattere tecnico che finanziario, per le dovute comunicazioni alla commissione. Di ciascun incontro, oltre alla lista dei partecipanti, sarà redatto un resoconto delle decisioni assunte. Per garantire la partecipazione di tutti i componenti del comitato di pilotaggio, qualora necessario, gli incontri potranno essere svolti anche in videoconferenza. Inoltre, per la continua accessibilità ai dati inerenti lo stato di avanzamento tecnico e finanziario del progetto,sarà organizzata un’attività di network permanente il cui coordinamento sarà a cura di DRA. Il sito Web, realizzato nell’ambito del progetto, sarà infatti dotato di uno spazio FTP per la condivisione e lo scambio di documenti relativi allo sviluppo del progetto. Esso sarà costantemente aggiornato e monitorato e fungerà da principale strumento di coordinamento e di comunicazione all’interno del partenariato contribuendo anche a ridurre l’impronta ecologica del progetto.

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